تعدّ خطة العمل أو ما يسمى"Businessplan" الخطوة الأولى في مجال العمل المستقل "Selbständigkeit"، حيث يتوجّب على أي شخص يريد الخوض في هذا المجال إعداد هذه الاستمارة وتقديمها إلى مكتب تسجيل النشاط التجاري "Gewerbeamt" وغرفة التجارة والصناعة IHK "Industrie- und Handelskammer".

بداية تُعرّف خطة العمل بأنها استمارة تصف بالتفصيل كيفية تحقيق أهداف العمل التجاري الجديد، حيث يُدرَس المشروع من جميع الجوانب التسويقية، والمالية، والتشغيلية. وهي الوسيلة التي تمكّن صاحب المشروع من ترتيب أفكاره وصياغة أهدافه بهدف معرفة مدى نجاح مشروعه أو فشله، وبالتالي تجنيبه أي خسائر ليست في الحسبان. مما يمكنه من فهم شامل لبيئة الأعمال ويعطيه رؤية أكثر واقعية لإمكانية تحقيق المشروع بشكله الحالي.

في هذا المقال سوف نتطرق إلى الحديث عن الأقسام المختلفة التي يجب أن تحتويها خطة العمل، بالإضافة إلى كيفية إعدادها.

ملاحظة : قد تهمك أيضاً قراءة مقالة كيف أبدأ مشروعاً تجارياً في ألمانيا؟

 المطلوب من هذا الجزء إعطاء لمحة سريعة وموجزة عن المشروع بما لا يزيد عن صفحة واحدة. يُنظَر إلى هذا الجزء على أنه مهم جداً، لأن مهمته الرئيسة تمكين القارئ من تكوين فكرة أساسية عن المشروع، ولذلك يجب أن يُكتب بعناية كبيرة من خلال تسليط الضوء على العناصر الرئيسة للمشروع. يُشار أيضاً إلى أنه يجب كتابة هذا الجزء كخطوة أخيرة، وذلك بعدتوفّر كل المعلومات المهمة.

يعتمد النشاط التجاري على فكرة المنتج أو الخدمة، وبالتالي يجب هنا شرح فكرة المشروع، وكيفية تنفيذها. يُضاف إلى ذلك تحديد الشكل القانوني للشركة.

هنا يجب شرح الخدمات والمنتجات بالتفصيل، يمكن الاستعانة بالأسئلة التالية لتوضيح المعلومات الواجب توافرها في هذا القسم:

ما أهم سمات المنتجات والخدمات المقدمة؟
ما المنتجات المنافسة الموجودة بالفعل؟
ما نوع الضمانات (الشروط، والجودة، وضمانات المنتج أو التصنيع) التي سوف تُقدَّم؟
ما احتياجات العملاء المحتملين في شريحة السوق الخاصّة بالمشروع؟
ما الفوائد الموجّهة للعملاء من المنتج والخدمة؟

إجراء مقارنة بين المنتجات وخدمات الشركة مع المنتجات والخدمات المنافسة استناداً إلى معايير محدّدة.

وصف الموافقات أو التراخيص أو التصاريح من السلطات المختصة التي تم الحصول عليها وتلك التي مازالت مطلوبة.

يمكن أن تصبح الشركة ناجحة فقط عندما تُنفّذ فكرة العمل في السوق. وبالتالي يجب في هذا القسم ذكر كلّ ما يتعلق بالجانب التسويقيّ.

ومن أجل إيضاح المطلوب من هذا القسم، يجب البحث في النقاط الآتية:

التحقّق من المكان وكيفية وضع الشركة في القطاع والسوق، وهنا يجب إجراء أبحاث ذات صلة بالسوق للتعرّف بشكل جيّد على واقعه، حيث يجب معرفة معلومات عن المنافسين واستراتيجياتهم التسويقية وكذلك قنوات التوزيع الخاصة بهم، بالإضافة إلى معرفة عوائق الدخول إلى السوق، والعملاء، ومقدمي الخدمات، والتكاليف والعوائد.

بطبيعة الحال هناك عدد من المصادر المتاحة للحصول على هذه المعلومات، مثل الوكالات الإحصائية، والجمعيات القطاعية، والنقابات وغرف الصناعة والتجارة.

التعرّف على وضع الزبائن المحتملين وشرائحهم واهتمامات كل شريحة، حيث يمكن إعداد جدول بهذا الخصوص.

وضع استراتيجية تسويقية، التي تتألف من عددٍ من النقاط ألا وهي: الترويج، والتسعير، والموقع المقترح، وقنوات التوزيع، وتوقعات المبيعات.

يتكوّن كلّ نشاط تجاري من عددٍ من الأنشطة الفردية. وبالتالي يجب توضيح المنهج المتّبع للعلاقات والأنشطة الضرورية التي تؤدّي في نهاية الأمر إلى توفير وتسليم المنتج والخدمة النهائية إلى العميل. إنها طريقة جيدة لفهم وتقييم الأنشطة التجارية للشركة بطريقة شفافة.

كما يمكن الاستعانة بالأسئلة الآتية لتوضيح المعلومات الواجب توافرها في هذا القسم:

كيف وأين سيتم إنتاج المنتجات أو الخدمات؟

ما عدد العاملين المطلوبين، وماهي كفاءاتهم، بالإضافة إلى كيفية توزيع العمل بينهم؟

من هم الموردون وكيف سيتم إيصال المواد الخام؟

ما هي خطوات العمل المؤدية إلى التوصّل إلى المنتج والخدمة النهائي/ة؟ هنا يمكن إعداد رسم تخطيطي يوضح هذه الخطوات.

لا يمكن تنفيذ فكرة العمل الجيدة بنجاح إلا عند وجود المعرفة الفنيّة اللازمة في فريق الإدارة، فمن الطبيعي أن ممولي رأس المال المحتملين يودّون أن يعرفوا بالضبط  إلى من يعهدون بأموالهم. مما يُوجِب شرح خلفية مدير الشركة والشركاء في الإدارة إن وُجِدوا، بالإضافة إلى إيضاح إلى أي مدى تعدّ المؤهلات المكتسبة مهمة لبدء الشركة. ومن المهم أيضاً إضافة التدابير الممكنة لمعالجة أي عجز محتمل في المعرفة الفنية في فريق إدارة الأعمال.

إن هذا القسم من أهم الأقسام، لأنه بمجرد الانتهاء من وضع البيانات المخطط لها، يمكن الحكم على ما إذا كان المشروع مربحاً اقتصادياً وإذا كان يستحقّ بذل الجهد لاستثمار الوقت والمال فيه. يجب أن تتكوّن الخطة المالية من تخطيط للاستثمار، وتخطيط للموارد البشرية، وخطة تكلفة التسويق، وبيان الأرباح والخسائر، وتخطيط السيولة أو التدفق النقدي. من تخطيط السيولة "التدفق النقدي"، يتم معرفة مقدار رأس المال ولأي وقت تحتاج إليه، ولكن ليس من أين يأتي.

النقاط الآتية توضح المعلومات الواجب توافرها في هذا القسم:

ملاحظة مهمة
إن هذا القسم من أهم الأقسام عند التقدّم للحصول على منحة أو قرض، وبالتالي يجب أن تكون المعلومات والبيانات المستخدمة دقيقة وواقعية ومُصاغَة بشكل سليم ومطابق للقواعد المالية. ولهذا الغرض، وفي حال عدم وجود الخبرة اللازمة، فإنه يجب الاستعانة باستشاريّ خارجيّ أو مدقّق حسابات للحصول على النتائج المرجوة.

من خلال القسم السابق (تقرير السيولة أو التخطيط المالي)، سيُعرَف مقدار رأس المال المطلوب، ولكن ليس من أين تأتي. في هذا القسم يجب إيضاح مصادر رأس المال. وذلك من خلال اختبار الموارد التي يمكن لصاحب العمل تقديمها ومقدار رأس المال الخارجي اللازم لتغطية الفجوة المتبقية.

الأسئلة الآتية تُوضح المعلومات الواجب توافرها في هذا القسم:

وتشمل التفاصيل الكبيرة للبنود الواردة في خطة العمل، على سبيل المثال: